Informativa sul trattamento dei dati personali

Testo predisposto in buona fede sulla base del funzionamento reale del servizio: va verificato da un consulente legale/privacy prima dell'uso definitivo. Le parti evidenziate come [DA COMPLETARE] vanno integrate.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati raccolti tramite il sito firmaepaga.it e la piattaforma Firma&Paga (app, pagine di pagamento, API) è:

Email di contatto: supporto@firmaepaga.it

Il titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO), non essendo obbligatorio per la propria attività: per qualsiasi richiesta sulla privacy puoi scrivere all'indirizzo sopra indicato.

2. A chi si rivolge questa informativa

• Visitatori del sito vetrina.
• Aziende clienti (ditte individuali, società, professionisti) che si registrano e sottoscrivono il servizio, e i loro utenti: titolari, personale d'ufficio e tecnici invitati nell'app.
• Clienti finali delle aziende: le persone e le imprese presso cui l'azienda esegue gli interventi, che ricevono rapportini e proforme e pagano tramite le nostre pagine. Per questi dati Firma&Paga agisce come responsabile del trattamento per conto dell'azienda (vedi punto 6).
• Chi contatta l'assistenza via email, telefono o WhatsApp.

3. Quali dati trattiamo

a) Dati di navigazione e tecnici

Indirizzo IP, tipo di browser e dispositivo, pagine richieste, data e ora, codici di risposta, registrati nei log dei server e del servizio di protezione della rete. Il sito e l'app usano solo cookie e memorie locali tecniche: i dettagli sono nella cookie policy.

b) Dati dell'azienda cliente

Ragione sociale, partita IVA e codice fiscale, indirizzo, telefono, email e PEC, codice SDI, IBAN (mostrato ai clienti finali per i bonifici), email del commercialista, logo, listino, impostazioni; piano sottoscritto, scadenze, fatture dell'abbonamento; stato della verifica dell'account Stripe (i documenti di identità per la verifica sono raccolti e trattati direttamente da Stripe).

c) Dati degli utenti

Nome, cognome, email, cellulare, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), ruolo e permessi, data e indirizzo IP dell'ultimo accesso, codice per la verifica in due passaggi (se attivata), preferenze (tema), iscrizioni alle notifiche push, dispositivi collegati alle API, attività svolte nell'app (registro delle azioni), accettazione dei termini e del DPA con data e versione.

d) Assistenza

Contenuto dei ticket e dei messaggi, allegati (foto, PDF), informazioni tecniche sul dispositivo allegate alla richiesta, numero e fascia oraria se chiedi di essere richiamato.

e) Dati inseriti dalle aziende sui propri clienti finali

Anagrafica e recapiti (nome, ragione sociale, codice fiscale/partita IVA, email, telefono), indirizzi degli interventi, impianti (marca, modello, matricola, scadenze), appuntamenti, rapportini (descrizione dei lavori, ore, materiali, note), foto, firma grafica e nome di chi firma, data, ora e posizione al momento della firma, proforme, importi, metodo e stato del pagamento, data di apertura dei link di pagamento, registro delle email e degli SMS inviati.

Le aziende non devono inserire nell'app categorie particolari di dati (es. dati sanitari) se non strettamente necessarie all'intervento.

4. Finalità e basi giuridiche

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per registrarsi e usare il servizio. Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sulle persone.

5. Firma, foto e posizione al momento della firma

• Firma: il cliente finale firma sul display del dispositivo del tecnico. L'immagine della firma è salvata con nome del firmatario, data e ora ed è inserita nel PDF del rapportino. È una firma elettronica semplice, usata per documentare l'esecuzione e l'accettazione del lavoro.
• Posizione: al momento della firma l'app può registrare la posizione GPS del dispositivo, solo se l'utente ha concesso il permesso di localizzazione al browser/app. Serve a documentare il luogo dell'intervento; non tracciamo gli spostamenti dei tecnici.
• Foto: le foto dell'intervento sono private per l'azienda; finiscono nel PDF inviato al cliente solo quelle che l'azienda sceglie di rendere visibili.

6. Dati dei clienti finali: Firma&Paga come responsabile

Per i dati dei clienti finali inseriti dalle aziende, titolare del trattamento è l'azienda che utilizza la piattaforma e che decide quali dati raccogliere e perché. Firma&Paga li tratta come responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, solo per erogare il servizio e secondo le istruzioni dell'azienda, in base alla Nomina a responsabile del trattamento (DPA) accettata alla registrazione.

Se sei un cliente finale, per esercitare i tuoi diritti rivolgiti all'azienda che ha eseguito l'intervento (i suoi recapiti sono sul rapportino e sulla proforma). Se scrivi a noi, inoltreremo la richiesta all'azienda e la aiuteremo a risponderti.

7. Pagamenti tramite Stripe

I pagamenti online (proforme dei clienti finali e abbonamento delle aziende) sono elaborati da Stripe Payments Europe Ltd. (Irlanda). I dati della carta sono inseriti direttamente nei moduli di Stripe: Firma&Paga non li vede e non li conserva, a eccezione di circuito, ultime 4 cifre e scadenza della carta salvata per il rinnovo dell'abbonamento.

Per i dati necessari a eseguire i pagamenti, alla verifica dell'identità delle aziende (Stripe Connect) e alla prevenzione delle frodi, Stripe agisce come titolare autonomo secondo la propria informativa: stripe.com/it/privacy. Ogni azienda che incassa tramite la piattaforma ha un proprio account Stripe collegato al proprio IBAN: Firma&Paga non riceve né custodisce il denaro dei clienti finali.

8. Destinatari e fornitori

I dati sono trattati dal titolare e da personale autorizzato e istruito (staff di assistenza), con accesso limitato a quanto necessario. Sono inoltre comunicati, nei limiti delle rispettive finalità, a:

• fornitori che ci supportano nell'erogazione del servizio, nominati responsabili o sub-responsabili del trattamento:

• il commercialista dell'azienda cliente, quando l'azienda attiva l'invio automatico dei dati degli incassi;
• consulenti fiscali e legali del titolare, vincolati al segreto professionale;
• autorità pubbliche e giudiziarie, quando richiesto dalla legge.

I dati non sono diffusi né venduti a terzi.

9. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Server, database e backup si trovano nell'Unione europea. Alcuni fornitori (Stripe, Cloudflare) fanno parte di gruppi con sede negli Stati Uniti e possono trattare dati anche fuori dall'UE: in questi casi il trasferimento avviene sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea sul EU-U.S. Data Privacy Framework (10 luglio 2023), per i fornitori certificati, e/o delle Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione (art. 46 GDPR).

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

11. I tuoi diritti

Puoi chiedere in qualsiasi momento l'accesso ai tuoi dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse (artt. 15-22 GDPR). Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

• Utenti dell'app: dal Profilo trovi "Scarica i miei dati" (copia in formato JSON) e "Richiedi la cancellazione dell'account". Il titolare dell'azienda può inoltre esportare clienti, rapportini e proforme in CSV ed Excel.
• Tutti: scrivi a supporto@firmaepaga.it. Rispondiamo entro un mese dalla richiesta (prorogabile di due mesi nei casi complessi, art. 12 GDPR). Potremmo chiederti di verificare la tua identità.

12. Reclamo all'autorità di controllo

Se ritieni che il trattamento violi il GDPR puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it, o all'autorità dello Stato UE in cui risiedi o lavori.

13. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a novità normative o del servizio. La data di ultimo aggiornamento è indicata in alto; in caso di modifiche rilevanti avviseremo gli utenti registrati via email o nell'app.

Vedi anche: Cookie policy · Termini di servizio · Nomina a responsabile del trattamento (DPA)